¿Cuáles son las mejores prácticas y consejos para el mantenimiento y la presentación de informes de registros de radio GMDSS?

1 Formato y contenido del registro

Su registro de radio GMDSS debe estar en un formato que sea fácil de leer, entender y verificar. Puede utilizar un cuaderno de bitácora en papel, un cuaderno de bitácora electrónico o una combinación de ambos, siempre que se sigan los requisitos y normas mínimos establecidos por la OMI y la UIT. Su registro debe incluir el nombre y el indicativo de llamada de su embarcación, fecha y hora (en UTC) de cada entrada, tipo y frecuencia del equipo de radio utilizado, detalles de la comunicación (como estación contactada, contenido del mensaje, intensidad de la señal y acuse de recibo), llamadas o mensajes de socorro/urgencia/seguridad (posición, naturaleza de la situación, asistencia requerida, acción tomada), pruebas/comprobaciones/mantenimiento realizados en equipos radioeléctricos (fecha, hora, resultados, acciones correctivas), defectos/fallas/mal funcionamiento del equipo radioeléctrico (fecha, hora, causa, efecto, remedio), y firma de la persona responsable de la entrada del registro.

2 Mantenimiento y almacenamiento de registros

Su registro de radio GMDSS debe mantenerse regularmente y almacenarse de forma segura. Debe actualizar su registro tan pronto como sea posible después de cada comunicación o evento, y verificar su exactitud e integridad. También debe revisar su registro periódicamente para identificar cualquier tendencia o problema que pueda afectar su rendimiento de radio o cumplimiento.

Debe mantener su registro en un lugar seguro y accesible a bordo de su embarcación y protegerlo del agua, el fuego o el robo. También debe hacer copias o copias de seguridad de su registro, especialmente si utiliza un registro electrónico, y mantenerlos en una ubicación separada. Debe conservar su registro durante al menos un año después del final de cada viaje, o más tiempo si así lo requieren las autoridades del Estado de abanderamiento o del Estado rector del puerto.

3 Inspección y auditoría de registros

Su registro de radio GMDSS puede ser inspeccionado o auditado por varias partes, como su estado de abanderamiento, estado del puerto, sociedad de clasificación, compañía de seguros o administración marítima. Debe cooperar con cualquier solicitud de inspección o auditoría, y proporcionar su registro y cualquier documento o registro de respaldo. También debe estar preparado para explicar o justificar cualquier entrada o discrepancia en su registro, y para demostrar su cumplimiento con los requisitos de radio del SMSM. También debe seguir cualquier recomendación o acción correctiva que pueda resultar de la inspección o auditoría, y documentarlas en su registro.

4 Procedimientos y obligaciones de presentación de informes

Su registro de radio GMDSS no es solo un registro de sus actividades de comunicación, sino también una fuente de información para informar de cualquier incidente o mal funcionamiento que pueda afectar sus capacidades de comunicación. Usted tiene el deber de informar cualquier llamada o mensaje de socorro, urgencia o seguridad que envíe o reciba, así como cualquier llamada o mensaje de socorro falso o engañoso, defectos, fallas o mal funcionamiento de su equipo de radio, e interferencia o interferencia de sus frecuencias de radio. Debe informar estas situaciones tan pronto como sea posible utilizando los canales y métodos de radio apropiados, como DSC, voz, fax, correo electrónico o satélite. Además, debe adherirse a los formatos y protocolos de presentación de informes establecidos por la OMI y la UIT y proporcionar la información y las pruebas necesarias. Por último, asegúrese de actualizar su registro con detalles de sus acciones y resultados de informes.

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5 Consejos y prácticas recomendadas

Para asegurarse de que cumple con las obligaciones legales y mantiene un buen registro de radio GMDSS, así como para informar de cualquier incidente o mal funcionamiento de manera efectiva, es importante seguir ciertos consejos y mejores prácticas. Esto incluye el uso de un formato de registro estandarizado y una plantilla que cumpla con los requisitos de la OMI y la UIT, así como un lenguaje y abreviaturas claros y concisos que sean coherentes con el vocabulario y los códigos marítimos internacionales.

Además, utilice una fuente de tiempo confiable para registrar la fecha y la hora de cada entrada, como un GPS o un reloj controlado por radio. Para los cuadernos de bitácora de papel, utilice un instrumento de escritura legible y duradero como un bolígrafo o un lápiz, evitando borradores o líquido de corrección. Para los registros electrónicos, utilice un dispositivo o software seguro y confiable para crear y almacenar datos, mientras realiza copias de seguridad regularmente. Asigne a una persona o equipo designado para que sea responsable de las tareas de mantenimiento de registros y presentación de informes, y capacitelos sobre los procedimientos y estándares.

Además, revise sus entradas de registro regularmente para verificar su precisión e integridad, corrigiendo cualquier error u omisión con prontitud. Mantenga su libro de registro abierto para inspección o auditoría en todo momento, cooperando con cualquier solicitud o consulta. Finalmente, informe cualquier incidente o mal funcionamiento con prontitud y precisión, haciendo un seguimiento de cualquier acción o retroalimentación. Al hacer estas cosas, puede mejorar el rendimiento y la confiabilidad de su comunicación al tiempo que evita sanciones o responsabilidades que pueden surgir de un mantenimiento o informe de registro deficiente.

6 Esto es lo que más debe considerar

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